Depuis le 30 mars 2017, les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures papier peuvent les conserver sur support informatique, sous certaines conditions que vient de préciser l’administration :
- la numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant une reproduction à l’identique du contenu de la facture (la copie doit être conforme à l’original tant au niveau de l’image que du contenu) ;
- les couleurs doivent être reproduites à l’identique (modifier la couleur est interdit) : par mesure de tolérance, une numérisation ne respectant pas le code couleur est admise par l’administration, sous réserve que les couleurs ne soient pas porteuses de sens (caractère positif ou négatif d’un montant par exemple) ;
- en cas de compression de fichier, il ne faut pas de perte d’images ou de contenus ;
- l’archivage numérique peut être effectué par l’entreprise elle-même ou par un tiers mandaté à cet effet ;
- les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation ;
- afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) et est assorti
- d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- d’une empreinte numérique ;
- d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL) ;
- chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Par mesure de tolérance, l’administration admet la possibilité de numériser pour conservation les factures émises ou reçues avant le 31 mars 2017, sous réserve que les conditions ci-dessus mentionnées soient respectées.
Si ces conditions sont respectées, les factures papier ainsi numérisées constituent des pièces justificatives relatives à des opérations ouvrant droit à une déduction en matière de taxes sur le chiffre d’affaires.